Źródło – alfraconsulting.eu
Czy słyszeliście kiedyś o efekcie IKEA? Otóż definicja brzmi następująco: „Efekt IKEA to zjawisko polegające na nieuświadomionym zawyżaniu oceny wartości przedmiotów w wyniku poniesionego w przeszłości wysiłku fizycznego lub intelektualnego zmierzającego do ich stworzenia.”
W tym artykule chciałbym opisać swoje doświadczenia związane z budowaniem i rozwijaniem systemu spotkań operacyjnych. Nie chciałbym umniejszać innym ważnym spotkaniom w naszych kalendarzach, jednak według mnie to spotkanie nazywane kiedyś częściej „operatywką” jest najważniejszym spotkaniem dnia, dlatego też trzeba poświęcić więcej czasu i zaangażowania, aby były efektywne, szybkie i merytoryczne.
Zrozumiecie również, dlaczego zbudowanie systemu spotkań i zaprojektowanie tablic do prezentowania wyników jest ważne. Efekt IKEA jest tym mocniejszy, im więcej pozwolimy projektować członkom całego zespołu.
Dlaczego tablica zaprojektowana przez konsultanta nie działa? (Efekt IKEA w praktyce)
Częstym błędem liderów jest narzucanie zespołowi gotowego, idealnego szablonu tablicy operacyjnej. Efekt? Tablica stoi pusta, a pracownicy traktują ją jak przykry obowiązek.
Jeśli chcesz, aby zespół naprawdę używał tablicy, uzupełniał dane i żył problemami organizacji – zaprojektuj tę tablicę razem z nimi. Pozwól im zdecydować, gdzie powieszą marker, jak rozrysują wykres i w jaki sposób zaznaczą awarię. Nawet jeśli pierwsza wersja nie będzie wyglądać jak z katalogu Lean, to dzięki efektowi IKEA zespół uzna ją za „swoją”. Będą z niej dumnie korzystać i sami dbać o aktualność danych, bo włożyli wysiłek w jej stworzenie.
Cel spotkań operacyjnych
Wyobraźmy sobie sytuację, gdzie produkcja leci swoim torem, wyrób gotowy jest pakowany i wysyłany na magazyn wyjściowy, pracownicy się zajmują swoimi sprawami, a kierownicy nie spotykają się, aby omówić wyniki produkcyjne i zadania dla zespołu.
Sytuacja dla dzisiejszych menedżerów wręcz kuriozalna, jednak jeszcze czasami spotykana. Właśnie z tego powodu ważne jest, aby spotkania operacyjne w organizacji produkcyjnej odbywały się regularnie na różnych poziomach organizacji.
Najważniejsze jest, aby spotkania były zorganizowane i prowadzone zgodnie ze strategią organizacji w oparciu o codzienne cele, wyniki i potrzeby.
Cele spotkań operacyjnych opiszę w kilku punktach, które ja osobiście uważam za bardzo ważne:
Przegląd wyników, postępów prac nad zadaniami – regularność tutaj to podstawa, gdy odchylamy się od celu, natychmiast otwieramy akcje korekcyjne.
Opisywanie problemów i zlecanie zadań / akcji – na podstawie omawianych wyników możemy łatwo określić zasoby potrzebne do rozwiązania problemu.
Koordynacja działań zespołu – podczas regularnych spotkań nadajemy kierunek oraz priorytety. Nasz zespół musi być świadomy, że kierownik, lider są wsparciem i potrafią nadać kierunek w każdej sytuacji.
Podejmowanie decyzji – w tym miejscu, w trudnych momentach, działając dyrektywnie czasami trzeba szybko podjąć decyzję. To spotkanie umożliwi szybką komunikację. Na spotkaniu jest możliwość przeprowadzenia szybkiej dyskusji i ogłoszenia decyzji.
Komunikacja – czasami łatwiej jest omówić tematy osobiście niż za pomocą maili.
Motywacja – codzienne informowanie o wynikach i omawianie ważnych treści dla organizacji buduje zaufanie w zespole i podnosi motywację zespołu. Pracownicy chcą i mają pełne prawo wiedzieć, co dzieje się w naszej organizacji.
Pamiętając o celu spotkań operacyjnych, możemy przystąpić do budowania systemu tych spotkań, a następnie cieszyć się nimi, bo przecież jest to najważniejsze spotkanie w firmie produkcyjnej.
Agenda spotkania operacyjnego
Agenda jest to plan spotkania, którego bez bardzo ważnej przyczyny musimy się trzymać jak prawego pasa na drodze. Ciągłe zmiany lub chaotyczne omawianie tematów podczas spotkań są stratą, powodują wzrost niezadowolenia oraz brak poczucia sprawczości w organizacji.
Agenda powinna być wywieszona na tablicy, jeśli spotkanie odbywa się na hali produkcyjnej, lub być załączona jako załącznik do stosowanego komunikatora. Każdy uczestnik spotkania powinien być zapoznany z agendą i stosować się do niej.
Poniżej przykładowa agenda spotkania produkcyjnego / operacyjnego:
- Data: Codziennie (poniedziałek – piątek)
- Czas: 20 min
- Miejsce: Obeya Room (salka spotkań na produkcji)
- Uczestnicy:
- Kierownik produkcji – prowadzący spotkanie
- Kierownik techniczny
- Kierownik jakości
- Kierownik logistyki
- Kierownik zmiany produkcyjnej
Punkty omawiane na spotkaniu
- Powitanie i wprowadzenie
- Bezpieczeństwo & środowisko – SAFETY
- Jakość – QUALITY
- Klient – CUSTOMER
- Produktywność – PRODUCTIVITY
- Zespół – HR
- Główne punkty (10 min):
- Omawiamy wyłącznie wyniki, które są poniżej oczekiwanych rezultatów.
- Chwalimy się, gdy osiągamy wynik wyższy od spodziewanego.
- Tematy niezwiązane z (SQCPH) zostawiamy na koniec spotkania.
- Działania PDCA (5 min):
- Omówienie akcji koniecznych do uruchomienia – wynikają z omawianych wyników działów.
- Przypisywanie elementów działań do konkretnych uczestników.
- Ustalenie ostatecznych terminów.
- Inne sprawy (4 min):
- To jest moment, w którym po omówieniu wyników działów możesz zakomunikować inny temat. Ważne, aby był to temat istotny dla wszystkich uczestników spotkania.
- Zamknięcie spotkania (1 min):
- Podziękowanie uczestnikom za udział i zakończenie spotkania.
Oczywiście tematy, wskaźniki, dobór uczestników oraz podział czasu można regulować i zmieniać – niemniej zalecam, aby czas na spotkanie operacyjne/produkcyjne nie był dłuższy niż 30 minut.
Zaproszenia na spotkanie operacyjne
Jeff Bezos, założyciel Amazona, wprowadził dość nietypową zasadę dotyczącą liczby osób zapraszanych na spotkanie. Zasada 2 pizz, bo o niej mowa, mówi o tym, że maksymalna liczba osób zaproszonych na spotkanie to ilość osób, do których nakarmienia wystarczą 2 pizze.
Osobiście wyznaję zasadę „less is more” (mniej znaczy więcej), będąc zwolennikiem zapraszania wyłącznie osób, które wniosą do spotkania wartościowe dane, analizy i fakty.
Zbyt duża liczba osób jest powodem rozproszenia, braku zainteresowania, dyskusji nie na temat oraz braku motywacji do działań. Osoby, które nie czują się potrzebne na spotkaniu, często klikają w komórkach, sprawdzają maile czy zwyczajnie pokazują wyraźnie, że nie są tu potrzebne.
Zasady panujące na spotkaniu
Wprowadzenie jasnych zasad i utrzymanie ich to klucz do prowadzenia efektywnych spotkań. Spotkania, na których panuje chaos i niskiej jakości komunikacja bez żadnego planu, powodują wzrost niechęci do uczestnictwa, a w efekcie – przekłamane dane, stratę czasu oraz demotywację uczestników.
Zadbaj o to, aby Wasze spotkanie było ustandaryzowane, rzeczowe i przyjazne. Poniżej lista zasad, których utrzymanie spowoduje, że spotkania będą interesujące i efektywne:
- Jesteśmy na czas:
Szanujemy czas innych uczestników. Punktualność buduje zaufanie i profesjonalizm. - Przestrzegamy agendy:
Agenda utrzymuje skupienie i zapobiega zbędnym dygresjom. - Jesteśmy przygotowani:
Przygotowanie pozwala na efektywną dyskusję i podejmowanie decyzji. - Tylko kluczowe osoby:
Zbyt duża liczba uczestników może utrudnić dyskusję i wydłużyć spotkanie. - Posiadamy notatniki:
Notatki pozwalają na utrwalenie najważniejszych informacji i decyzji. - Ustalamy plan akcji i osoby odpowiedzialne:
Konkretne działania wynikające ze spotkania zwiększają jego efektywność. - Pozytywna atmosfera:
Przyjazna atmosfera sprzyja otwartej komunikacji i kreatywności.
Niezbędnik – matryca spotkań
Firmy produkcyjne, gdzie mamy rozbudowaną strukturę, kilka hal produkcyjnych, zespołów i podzespołów, które również powinny spotykać się w celu omawiania wyników oraz decyzji i zadań, mają wyzwanie w postaci stworzenia prawidłowego systemu spotkań.
Często ten sam problem lub wyniki są omawiane 2-3 razy dziennie w podobnych zespołach na różnych spotkaniach, co jest bardzo dużym marnotrawstwem czasu naszych pracowników. Zespół powinien zajmować się doskonaleniem procesów, a nie spędzać długie godziny na spotkaniach.
Ilość spotkań na różnych poziomach organizacji zależy od złożoności firmy, struktury czy samych potrzeb. Pamiętajcie jednak, że mniej znaczy więcej.
Matryca spotkań – Przykład – Opracowanie własne
Poziomy spotkań (Tier 1 – Tier 3) i kaskadowy harmonogram
Aby system działał sprawnie i uniknąć nakładania się tematów, sprawny system opiera się na tzw. spotkaniach poziomowych (Tiered Meetings). Warto poukładać je w ciągu dnia kaskadowo – od dołu do góry:
- 07:15 – Tier 1 (Poziom Linii / Zespołu | 5–10 min)
- Uczestnicy: Lider obszaru / Brygadzista + Operatorzy danej linii lub komórki.
- Cel: Szybkie omówienie planu na zmianę, spraw BHP oraz bieżących problemów z poprzedniej zmiany. Jeśli Lider nie jest w stanie sam rozwiązać danego problemu, wpisuje go na listę do eskalacji.
- 08:00 – Tier 2 (Poziom Wydziału / Operatywka Produkcji | 15–20 min)
- Uczestnicy: Kierownik Produkcji (prowadzący), Liderzy obszarów, Inżynier Jakości, Inżynier Process/Utrzymania Ruchu, Planista / Logistyk.
- Cel: Omówienie wskaźników SQCPH z całej doby, analiza odchyleń i przegląd problemów zeskalowanych z Tier 1. Przypisanie odpowiedzialności (PDCA) do konkretnych inżynierów lub kierowników.
- 09:30 – Tier 3 (Poziom Zakładu / Dyrekcji | 20–30 min)
- Uczestnicy: Dyrektor Zakładu (Plant Manager), Kierownicy Działów (Produkcja, Jakość, UR/Techniczny, HSE, HR, Logistyka).
- Cel: Przegląd kluczowych wskaźników biznesowych zakładu, decyzje strategiczne i budżetowe oraz blokery zeskalowane z Tier 2.
Ścieżka eskalacji: Jak nie zasypać Dyrektora przepaloną żarówką?
Przesłanie tego systemu jest proste: Grupujemy i rozwiązujemy problemy na najniższym możliwym poziomie.
Dzięki jasnej strukturze na spotkanie z Plant Managerem czy dyrektorami nie trafiają drobne mikro-problemy, które powinny zostać rozwiązane na hali w 15 minut. Dyrekcja zajmuje się blokerami systemowymi i strategicznymi, a zespół produkcyjny ma poczucie sprawczości i realnego wsparcia na każdym szczeblu.
Polecam, aby wypracować w organizacji matrycę spotkań operacyjnych. Bez wahania można zastosować powyższy wzór i dostosować go do swoich potrzeb. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby zespoły trzymały się zarówno agendy, jak i listy uczestników, a przede wszystkim – wyznaczonego czasu trwania.
Podsumowanie
Wydaje się, że nie ma nic prostszego niż spotkanie operacyjne. Wystarczy wyznaczyć godzinę, osoby i się spotkać. Nic bardziej mylnego. Bez
systemowego i ustrukturyzowanego podejścia do spotkań operacyjnych nie będzie z nich wartości. Pracownicy przyjdą, postoją i pójdą z poczuciem straconego czasu.
Zachęcam Was do stworzenia matrycy spotkań, zbudowania systemu spotkań i regularności w osiąganiu celu, którym powinny być wartościowe i efektywne spotkania operacyjne. Przecież jest to najważniejsze spotkanie w firmie produkcyjnej.
Wspierajcie zespoły w działaniach i nauce tych spotkań. Nie oceniajcie podczas spotkań i bądźcie komunikacyjnie bez skazy. Wtedy te spotkania będą przyjemnością, a realizacja zadań i osiąganie lepszych wyników to tylko kwestia czasu.