Żyjemy w kulturze zorientowanej na spektakularne zrywy. W biznesie szukamy „świętego Graala” – rewolucyjnej technologii lub restrukturyzacji, która z dnia na dzień podwoi przychody. W życiu prywatnym czekamy na „poniedziałek”, Nowy Rok albo nagły przypływ motywacji, który odmieni naszą sylwetkę, finanse lub umiejętności. Prawda jest jednak brutalna. Wielkie rewolucje są energochłonne, budzą opór i rzadko przynoszą trwałe rezultaty. Największe, najbardziej spektakularne sukcesy rzadko rodzą się z pojedynczych, gigantycznych kroków. Są wynikiem mikro korekt. Małych, systematycznych usprawnień, które dzięki magii czasu i procentu składanego dają makro efekty.
Droga Kaizen. Japońska magia systematyczności
Ta filozofia nie jest nowym wymysłem konsultantów biznesowych. Pochodzi z Japonii i kryje się pod słowem Kaizen (改善), gdzie Kai oznacza zmianę, a Zen – dobrą. W wolnym tłumaczeniu to po prostu „ciągłe doskonalenie”.
Gdy wchodzimy do firmy produkcyjnej, rzadko proponujemy wymianę maszyn urządzeń lub zamontowanie robotów przemysłowych. Zamiast tego proponujemy audyt, mapowanie i określenie gdzie nasz strumień wartości nie płynie wartko, czyli szukamy strat.
Wyobraź sobie rozlewnię płynów gdzie stoją 3 linie produkcyjne, praca na 15 zmian w tygodniu. Standardowe przezbrojenie maszyny trwa 120 minut i odbywa się 3 razy w tygodniu na każdej z linii. W ramach przezbrojenia mamy nalewaki, zakrętarkę, etykiciarki, bandy, pakowanie. Użyliśmy klasycznego narzędzia SMED (z ang. Single Minute Exchange of Die) (sprawdź nasz artykuł o SMED), aby usprawnić ten proces. Cel był stricte w duchu Kaizen, chcieliśmy skrócić czas przezbrojenia o zaledwie 15 minut (czyli o 12,5%).
Rezultat? W odzyskanym czasie, przy tempie 60 butelek na minutę, fabryka zaczęła produkować dodatkowe 8 100 butelek tygodniowo. W skali roku dało to 421 200 dodatkowych produktów. Przy czystym zysku 1,50 zł na sztuce ta mała korekta wygenerowała dla klienta 631 800 zł EKSTRA zysku rocznie. Bez zakupu nowych maszyn i bez nadgodzin.
Jak 2 dni zmieniają efektywność o 40%?
Kaizen doskonale sprawdza się również za drzwiami nowoczesnych biur. Weźmy na tapet dział wycen i sprzedaży. Dwuosobowy zespół technicznych/handlowców spędza realnie po 6 godzin dziennie na kalkulacjach detali dla klientów. Średni czas oczekiwania na ofertę wynosił 7 dni. Prześwietliliśmy ten proces za pomocą mapowania metodą Makigami (kolejnego genialnego narzędzia z Japonii dedykowanego procesom biurowym). Po zlokalizowaniu ukrytych marnotrawstw wdrożyliśmy plan akcji poparty lekką automatyzacją. Czas przygotowania wyceny spadł z 7 do 5 dni.
Te z pozoru „tylko 2 dni” skróciły czas przejścia procesu na tyle, że przepustowość zespołu wzrosła o równe 40%. Handlowcy mimo że często żonglują 2-3 tematami równolegle, sprawniej zrzucają projekty z biurek. Efekt? Ten sam dwuosobowy skład bez żadnej rewolucji przetwarza średnio o 14 wycen więcej w miesiącu i o 166 więcej w roku. Szybsza oferta = wyższa konwersja. Zamiast rekrutować kolejnego pracownika, odblokowano potencjał obecnego składu.
Opracowanie własne na podstawie danych klientów – OpGrowth
Życiowy procent składany
Najlepsze w Kaizen jest to, że nie potrzebujesz fabryki, aby z tego czerpać. Nie musisz być mistrzem manufacturing’u aby korzystać z ciągłego doskonalenia. Te same mechanizmy systematyczności rządzą naszym rozwojem osobistym i finansami. Podrzucam Wam poniżej trzy przykłady, gdzie drobne ciągłe doskonalenie daje niesamowite efekty po dłuższym czasie stosowania.
1. Poduszka finansowa ze stówki
Modyfikujesz swój budżet o zaledwie 100 zł miesięcznie i co miesiąc kupujesz za to detaliczne obligacje skarbowe (np. dla potrzeb artykułu z oprocentowaniem na poziomie ok. 5,35%). W ciągu roku masz 12 obligacji. Po 5 latach regularnego odkładania, dzięki magii procentu składanego (gdzie zyski pracują na kolejne zyski), na Twoim koncie odkłada się blisko 6 900 zł. Z czego prawie 900 zł to czysty zysk z odsetek. Mała korekta miesięcznego budżetu o 100 zł, która buduje stopniowo poduszkę bezpieczeństwa. Jestem niesamowicie dumny z młodzieży w mojej rodzinie, coraz chętniej sięgają po takie rozwiązania.
2. Jak zostać „starym wyjadaczem” na gitarze
Kiedy sam uczyłem się grać na gitarze, szybko zrozumiałem, że całodniowe maratony raz w miesiącu podczas wspólnej próby z zespołem nie mają sensu. Kluczem jest Kaizen w czystej postaci, czyli małe dawki przypominające. Wystarczą 2 godziny tygodniowo. Jeśli nauczysz się zaledwie 2 chwytów w miesiącu i 1 bicia rytmicznego, to po roku znasz już 24 chwyty i potrafisz zagrać kilkadziesiąt różnych utworów. Na kolejnym rodzinnym grillu lub spotkaniu ze znajomymi bierzesz gitarę i grasz tak, jakbyś robił to od lat. To efekt dyscypliny i systematyczności. Mało tego, te 2 godziny można śmiało podzielić na 2 razy w tygodniu po jednej godzinie. Wtedy mamy pewność, że w napiętym kalendarzu znajdziemy czas na grę na gitarze lub innym wymarzonym instrumencie.
3. Ponad 14 książek w rok, bez wysiłku
Bywa, że podczas rozmowy słyszę „nie mam czasu na czytanie, to trzeba usiąść siedzieć całe popołudnie”. Nic bardziej mylnego. Zamiast spędzania z książką całego popołudnia lub zamiast bezmyślnego scrollowania telefonu przed snem, czytaj książkę przez jedyne 20 minut dziennie. W ciągu roku spędzisz na czytaniu ponad 121 godzin. Zakładając średnie tempo, pochłoniesz w tym czasie około 3 650 stron. To równowartość 14-15 solidnych książek rocznie pełnych wiedzy i wartości dodanej dla Twojego mózgu. Wystarczyło 20 minut dziennie. Ja wprawdzie spędzam sporo czasu w samochodzie i czytam słuchając, niemniej nadrabiam i pilnuję tych kilkunastu, może więcej minut dziennie z papierową lekturą. To czysta frajda i czas relaksu
Gdzie ukrywa się Twoje 15 minut?
Zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym, sukces to gra długodystansowa. Zamiast czekać na idealne warunki do przeprowadzenia wielkiej rewolucji, wdrażaj do swojego działania kulturę Kaizen. W OpGrowth wierzymy, że zoptymalizowanie biznesu to nie kwestia geniuszu, ale systemowego podejścia do eliminowania małych strat. To nie jest kwestia rewolucji i ogromnych inwestycji, nadal wygrywa się systematyką i dyscypliną.
Zastanów się co jest Twoją „małą korektą” na ten tydzień? Skrócenie jednego spotkania? Uporządkowanie porannej rutyny? Zakup pierwszej obligacji czy może pierwsze 20 minut czytania? Zacznij od małej zmiany, matematyka i japońska filozofia zajmą się resztą.