Kiedy menedżerowie i dyrektorzy operacyjni szukają sposobów na skrócenie czasów realizacji zamówień (Lead Time), niemal od razu kierują swój wzrok na halę produkcyjną lub magazyn. Standardowym odruchem jest szukanie marnotrawstw w obszarach produkcyjnych i logistycznych. Produkcja i magazyny stają się wtedy areną dla Mapowania Strumienia Wartości (VSM).
Jednak w praktyce biznesowej niezwykle często dochodzi do absurdalnej sytuacji, gdzie fizyczna produkcja wyrobu gotowego trwa 3 dni, podczas gdy klient czeka na zamówienie 2 tygodnie. Gdzie zatem giną pozostałe dni i godziny? Nie na hali produkcyjnej. Wąskie gardło często leży w procesach transakcyjnych, biurowych i informacyjnych, na etapie ofertowania, weryfikacji technicznej, obiegów akceptacji czy Działu Obsługi Klienta.
To właśnie tutaj idealnie sprawdza się Makigami (często określane jako Transactional VSM).
Czym jest metoda Makigami?
Makigami (z jęz. japońskiego: papierowa rolka) to wywodząca się z kultury Lean Management metoda mapowania procesów. W przeciwieństwie do klasycznego Mapowania Strumienia Wartości (VSM) skupionego na przepływie materiału i surowców, Makigami bada przepływ informacji, dokumentów, decyzji oraz interakcji między działami.
Różnice w zastosowaniu mapowania metodą Makigami, a VSM (Mapowanie Strumienia Wartości) – materiały własne OpGrowth
Jak w 6 krokach przeprowadzić warsztat Makigami?
Skuteczne mapowanie metodą Makigami opiera się na pracy wizualnej i warsztatowej na żywo:
Krok 1: Zdefiniowanie procesu
Wybierz jeden konkretny proces, który generuje najwięcej opóźnień, poprawek lub narzekań ze strony klientów (np. proces wyceny zlecenia, obieg reklamacji czy rekrutacja).
Krok 2: Zbudowanie interdyscyplinarnego zespołu
W jednym pokoju musisz zebrać przedstawicieli każdego działu biorącego udział w procesie. Dodatkowo warto zaprosić osobę „z zewnątrz” (np. doświadczonego konsultanta operacyjnego), która świeżym spojrzeniem zada niewygodne pytania o utarte nawyki.
Krok 3: Mapowanie stanu obecnego (As-Is)
Na dużej papierowej rolce lub tablicy tworzy się tory odpowiedzialności dla poszczególnych ról i chronologicznie nanosi każdy krok procesu, mail, plik Excel oraz punkt decyzyjny. Czyli kroki procesu, narzędzia wykorzystywane, czas poświęcony na wykonanie kroku procesu.
Krok 4: Identyfikacja problemów i marnotrawstwa
Uczestnicy za pomocą kolorowych karteczek Post-It zaznaczają miejsca opóźnień, braków danych, niepotrzebnych akceptacji i pętli zwrotnych.
W nieoptymalnym procesie biurowym zespół potrafi ujawnić nawet kilkadziesiąt problemów w procesie. w ciągu warsztatu.
Krok 5: Projektowanie stanu docelowego (To-Be)
Usuwa się zbędne kroki, porządkuje odpowiedzialności i eliminuje marnotrawstwo. Priorytetem są tzw. low-hanging fruits (szybkie wygrane), proste korekty, które od razu przynoszą ulgę zespołowi i poczucie szybkich zwycięstw. Małe korekty, duże efekty.
Krok 6: Plan akcji i wdrożenie (PDCA)
Przypisuje się konkretne osoby i terminy do zadań korygujących oraz monitoruje wskaźniki w cyklu PDCA. Ważne aby tutaj dyscyplina pracy zadaniowej była bardzo wysoka, jeśli chcemy szybko zobaczyć oczekiwane efekty.
Przykład stanu obecnego As-Is wykonanego metodą Makigami – materiały własne OpGrowth
Realne korzyści biznesowe z mapowania metodą Makigami
- Skrócenie Lead Time’u
Zmiana perspektywy z hal na biuro potrafi skrócić czas trwania procesów transakcyjnych i przygotowania ofert z kilkunastu dni lub tygodni do zaledwie kilku dni.
- Burzenie silosów organizacyjnych
Wspólna praca przy mapie zmusza Dział Handlowy, Technologów, Logistykę i Produkcję do zrozumienia wzajemnych potrzeb i wejść/wyjść procesowych.
- Uwolnienie mocy przerobowych
Usunięcie dublowania czynności i zbędnej biurokracji pozwala pracownikom skupić się na zadaniach przynoszących realną wartość.
- Transparentność decyzyjna
Od razu widać, gdzie wstrzymywane są decyzje i z czego wynikają zatory.
Przykład stanu przyszłego To-Be wykonanego metodą Makigami – materiały własne OpGrowth
Praktyka i Makigami
O tym, jak olbrzymie zapotrzebowanie drzemie w obszarze porządkowania procesów biurowych i administracyjnych, przekonałem się podczas jednego z meetupów społeczności Operacja Projekt. Spotkania odbywają się w budynku inQUBE na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu i gromadzą praktyków, od przedsiębiorców, CEO i inżynierów, po project managerów, specjalistów czy studentów.
Podczas jednego z wydarzeń jako prelegent połączyłem część prelekcyjną i prezentację metodologii z intensywnymi, praktycznymi warsztatami. Uczestnicy, w tym zarówno reprezentanci firm, jak i studenci Koła Naukowego Zarządzania Projektami UEW – stanęli przed realnym wyzwaniem, na żywo stworzyliśmy mapę stanu obecnego (As-Is) oraz stan docelowy (To-Be) dla przygotowanego ćwiczenia.
Zaangażowanie przerosło oczekiwania. Kolorowe karteczki, ożywione dyskusje o pętlach zwrotnych i natychmiastowe wykrywanie wąskich gardeł pokazały, że praktyka na żywo bije na głowę czystą teorię. Warsztat nie tylko zbudował solidny most między wiedzą akademicką a realiami przemysłu i usług, ale po raz kolejny udowodnił, że Makigami jest natychmiastowo zrozumiałym i niezwykle angażującym narzędziem dla każdego zespołu.
Warsztaty Makigami podczas meetup’u Operacja Projekt – materiały własne OpGrowth
Podsumowanie
Jeśli Twoja firma boryka się z wydłużającym się czasem realizacji zamówień, ciągłym szukaniem winnych między działami lub chaosem informacyjnym, nie prowadź działań wyłącznie w obszarze jednego działu. Rozwieś na ścianie flipcharty, zbierz zespół i zastosuj Makigami. Dołącz też do kolejnych edycji cyklu Operacja Projekt, aby przetestować narzędzia operacyjne w praktyce!
Pamiętaj, tylko praktyka czyni mistrza, nie musi być idealnie za pierwszym razem.